Cet article s’adresse :
- Aux utilisateurs appartenant au personnel d’un organisme du programme Passeport
Dans cet article :
1re étape : Comment ajouter une dépense?
Accédez à l’option « Ajouter des dépenses » dans le menu.
Vous pouvez utiliser cette fonction pour ajouter toutes les dépenses supplémentaires que vous souhaitez soumettre pour le compte des bénéficiaires de votre organisme.
Concernant les dépenses liées au programme Passeport, toutes les soumissions de dépenses et de factures seront envoyées directement à PassportONE par voie électronique aux fins de traitement.
Suivez ces étapes pour ajouter une dépense :
- Sélectionnez le Type de programme de financement (les options dépendront du financement offert par votre organisme).
- Cliquez sur le bouton « Ajouter une dépense ».
- Cherchez et sélectionnez le/la bénéficiaire.
- Sélectionnez la Catégorie de dépense (menu déroulant)
- Remplissez les autres champs de données (par exemple, dates, taux, descriptions, coûts). Joindre un document est optionnel. Cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.
2e étape : Comment examiner et soumettre des dépenses?
Une fois les dépenses ajoutées, vous pourrez les afficher et les examiner par l’intermédiaire du bouton « Ajouter des dépenses ».
Accédez à l’option « Gestion des dépenses » dans le menu.
Suivez ces étapes pour Accepter/Rejeter et Soumettre une nouvelle dépense :
- Repérez le/la bénéficiaire sont vous aimeriez examiner et soumettre les dépenses. Toutes les dépenses ajoutées et prêtes à être examinées qui sont en attente seront répertoriées par bénéficiaire. Vous pouvez également utiliser la fonction Filtrer en haut de l’écran pour restreindre au/à la bénéficiaire visé/visée, au besoin.
- Déplacez votre curseur sur la dépense que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur l’icône en forme de flèche à droite de celle-ci pour afficher les détails complets.
- Vous pouvez cliquer sur « Approuver » ou « Rejeter » lorsque vous êtes prêt/prête. Après avoir cliqué sur Approuver ou Rejeter, vous verrez une notification de confirmation en haut de l’écran. Les dépenses rejetées seront supprimées.
- Une fois qu’une dépense a été « Acceptée », une case à cocher apparaîtra à sa gauche. Sélectionnez toutes les dépenses acceptées que vous souhaitez soumettre en cochant les cases connexes. Cliquez ensuite sur « Soumettre les dépenses » lorsque vous êtes prêt/prête, et elles seront automatiquement envoyées à PassportONE sous forme de facture(s) à traiter.
Remarque : Vous ne pourrez « Soumettre » aucune dépense ayant été « Rejetée ».