Gestion des employés
      Revenir à l'accueil
      1. Base de connaissances
      2. Utilisateurs du financement au titre du programme Passeport
      3. Gestion des employés

      Gestion des préposés : comment inviter des préposés aux services de soutien et approuver les heures (programme Passeport)?

      Comment inviter des préposés aux services de soutien et approuver les heures?

      Cet article s’adresse :

      • Aux utilisateurs qui souhaitent inviter des préposés aux services de soutien et approuver les heures dans le cadre du programme Passeport.  

      Les comptes de préposés aux services de soutien vous permettent d’enregistrer les travaux effectués par les préposés et permettent à ces derniers de vérifier leurs jours et heures travaillés et le taux/montant total de la dépense faisant l’objet d’un remboursement grâce au financement au titre du programme Passeport. Il est possible d’ajouter plusieurs préposés à votre compte MyDirectPlan. Les préposés n’auront pas accès aux renseignements de votre profil personnel ou de votre budget. 

      Comment inviter un préposé/une préposée aux services de soutien : 

      1. Une fois connecté/connectée à MyDirectPlan, faites défiler votre curseur vers le bas et cliquez sur l’icône Gestion des préposés dans la barre de navigation de gauche.
      2. Cliquez sur le bouton vert Inviter le préposé/la préposée. Une fenêtre contextuelle s’affichera.
      3. Saisissez les nom de famille et prénom du préposé/de la préposée. 
      4. Saisissez son adresse de courriel. 
      5. Cliquez sur le bouton bleu Inviter. 

      Un courriel sera envoyé au préposé/à la préposée aux services de soutien lui demandant de cliquer sur un lien pour vérifier qu’il s’agit de votre préposé/préposée. Si la personne ne possède pas de compte MyDirectPlan de préposé/préposée, elle sera invitée à s’inscrire et à créer son profil de préposé/préposée. Si elle possède déjà un compte MyDirectPlan, cliquer sur le lien confirmera qu’elle accepte votre invitation. 

      * Remarque : Vous ne pourrez pas saisir de dépenses liées aux services fournis par votre préposé/préposée avant que la personne ait accepté l’invitation MyDirectPlan et que son statut indique Actif. 

       

      Statuts des préposés 

      À côté du nom de chaque préposé invité/préposée invitée figure un statut. Ce statut indique si votre préposé/préposée a accepté l’invitation à configurer un compte MyDirectPlan de préposé/préposée. 

      L’autre (« Statut de l’organisme du programme Passeport ») indique si les renseignements du profil du préposé/de la préposée ont été vérifiés par le bureau de traitement des paiements. 

       

      Statut de l’invitation MyDirectPlan : 

      • En attente : indique que l’invitation a été envoyée, mais que le préposé/la préposée n’a pas encore répondu. 
      • Actif : indique que le préposé/la préposée a accepté l’invitation. 
      • Refusée : indique que le préposé/la préposée a décidé de refuser l’invitation. Si cela se produit, vous devez communiquer directement avec votre préposé/préposée. S’il s’agit d’une erreur, veuillez supprimer votre préposé/préposée sur la page Gestion des préposés, puis réinvitez-le/la. 
      • Inactif : indique que vous avez désactivé un préposé/une préposée précédemment actif/active, afin que la personne n’apparaisse plus sur votre liste de préposés lorsque vous ajoutez des dépenses. 
      • Ajouté/ajoutée par P1 : indique que le bureau de traitement des paiements a transformé l’une de vos « Autres » dépenses en une dépense « Préposé/préposée aux services de soutien/relève ou d’éducation ». Si cela se produit et que le préposé/la préposée n’existe pas encore dans votre compte MyDirectPlan, la personne est alors ajoutée à votre liste avec ce statut. Vous devrez l’inviter pour pouvoir saisir vous-même des dépenses la concernant. 

      Statut de l’organisme du programme Passeport : 

      • Personne non vérifiée – indique soit que les renseignements du profil du préposé/de la préposée n’ont pas été vérifiés par le bureau de traitement des paiements, soit que les renseignements liés au compte du préposé/de la préposée ne sont pas les mêmes que ceux figurant dans les dossiers de votre organisme du programme Passeport. 
      • Vérifiée – indique que les renseignements du profil du préposé/de la préposée ont été vérifiés par le bureau de traitement des paiements. 
         

      Comment approuver les heures de travail de soutien : 

      Les préposés sont tenus de vérifier leurs heures avant que vous puissiez soumettre les dépenses connexes au bureau régional. Une fois que vous aurez enregistré les dépenses liées aux préposés aux services de soutien, un courriel leur sera envoyé les invitant à vérifier leurs heures travaillées.  

      1. Une fois connecté/connectée à MyDirectPlan grâce à votre compte de préposé/préposée, faites défiler votre curseur vers le bas et cliquez sur l’icône Gestion des préposés dans la barre de navigation de gauche. 
      2. Cliquez sur les trois points noirs tout à droite d’une dépense, puis cliquez soit sur Approuver, soit sur Rejeter. 

        Vous avez toujours besoin d’aide?